Стандарт MoReq2

В 2008 году Европейской комиссией было утверждено второе издание «Типовых требований к управлению электронными документами» MoReq2. В работе над стандартом приняли участие большинство мировых производителей программного обеспечения, поставщики ERM-систем, профессиональные и отраслевые объединения. А в августе 2010 года Государственная служба специальной связи и защиты информации определила MoReq-2 как базовый стандарт, который должен использоваться в электронном документообороте органов государственной власти Украины.

В 2008 году Европейской комиссией было утверждено второе издание «Типовых требований к управлению электронными документами» MoReq2. В работе над стандартом приняли участие большинство мировых производителей программного обеспечения, поставщики ERM-систем, профессиональные и отраслевые объединения. А в августе 2010 года Государственная служба специальной связи и защиты информации определила MoReq-2 как базовый стандарт, который должен использоваться в электронном документообороте органов государственной власти Украины.

Этот документ является детальными рекомендациями к формированию технического задания для создания программных продуктов по автоматизации делопроизводства. Одним из наиболее существенных новшеств в MoReq2 является приложение к стандарту – разработанная система сертификации программных продуктов на соответствие требованиям спецификации.

Важно отметить, что стандарт предназначен для всех секторов, а не только для государственных органов власти.

В документе основной упор сделан на функциональных требованиях. Но, так как для успешного функционирования системы СЭД необходимы и другие характеристики, в стандарте в общих чертах описаны нефункциональные характеристики, а также другие требования связанные с управлением электронными документами. Тем не менее, в Спецификациях не рассматриваются вопросы, связанные с практическим внедрением СЭД.

Данный документ были написан с ориентацией на практическое применение и на удобство пользования им. Спецификации сознательно ориентированы на пользователей. В них, насколько возможно, используется терминология, общепринятая среди тех, кто работает с электронными документами.

Требования MoReq2 предназначены для использования:

• пользователями СЭД;
• разработчиками и поставщиками СЭД;
• центрами обучения и учебными заведениями;
• поставщиками услуг в области управления документами.

Спецификации MoReq2 в первую очередь должны послужить практическим инструментом, помогающим организациям решить свои деловые задачи в области управления как электронными, так и бумажными документами. При разработке стандарта были приняты во внимание достижения традиционной архивной науки и документоведения, при этом они интерпретировались соответственно особенностям электронной среды. Как следствие, спецификации MoReq2 были разработаны с учетом потребностей специалистов в области управления как электронными, так и физическими документами.

Стандарт MoReq2 состоит из тринадцати разделов и девяти приложений.

В первом разделе можно узнать об истории разработки стандарта, назначении и применении, принципах разработки требований стандарта, отличиях от предыдущей редакции MoReq и проводится обзор структуры спецификации стандарта MoReq2. В этом разделе объясняется, что такое СЭД и представлены советы по тестированию программ на соответствие стандарту. Для каждого требования на страницах стандарта приводится значение атрибута «тестируемость», которое указывает, есть ли возможность проверить исполнение данного требования. Также указывается на то, что все требования разделены на обязательные и желательные.

Во втором разделе дается определение ключевых терминов, основных понятий и концепций для однозначного толкования требований стандарта. Информация крайне необходима для однозначного понимания всех требований, так как, несмотря на то, что в документе термины используются в значении, принятом среди специалистов по управлению документами, все же в ряде случаев термины используются в значениях, специфических для MoReq2. Также, присутствует диаграмма, которая показывает связь между объектами СЭД. Ее можно использовать в качестве справочного материала для лучшего понимая Спецификаций.

Третий раздел посвящен классификационной схеме и упорядочиванию дел. В нем перечислены требования, относящиеся к разработке и настройке классификационной схемы, рубрикам и делам, томам и суб-делам, а так же требования, связанные с ведением классификационной схемы. Отмечается, что классификационная схема является основой СЭД. Она даёт возможность сохранить электронный документ вместе с другими документами, которые составляют его контекст, поскольку она определяет, каким образом электронные документы будут формироваться в электронные дела, а также связи между делами. Очень важно, чтобы классификационная схема (технически, классификационная схема для документов) была тесно увязана с деловыми потребностями организации. Хорошая практика предполагает, что организация сначала определяет классификационную схему своей деловой деятельности, а уже затем приступает к разработке классификационной схемы для документов.

В четвертом разделе собраны требования, относящиеся к широкому кругу мер и средств контроля и управления, связанных с обеспечением безопасности документов. Эти требования обеспечивают наличие функциональных возможностей, необходимых для поддержания и защиты характеристик документов, перечисленных в стандарте ISO 15489. Особое внимание уделяется вопросам управления доступом, резервному копированию и восстановлению информации.

Пятый раздел описывает требования, относящиеся к использованию указаний по срокам хранения и по действиям с документами по истечении этих сроков для управления хранением в течение установленного срока и окончательным решением судьбы документов, образующихся в ходе текущей деятельности. Сроки хранения устанавливают, в течение какого времени документы должны сохраняться СЭД, и что с ними произойдет потом.

В шестом разделе указаны требования, относящиеся к процессу ввода документов в СЭД. Первый параграф 6.1 определяет стандартный процесс ввода. Требования второго параграфа 6.2 связаны с массовым импортом документов из других систем. Особенное внимание уделяется электронной почте (параграф 6.3). Рассматриваются типы документов, Последний подраздел посвящен интеграции с системами сканирования и управления графическими образами.

Седьмой раздел включает требования к идентификации объектов (рубрик, дел, суб-дел, томов и документов) в рамках классификационной схемы. Идентификаторы нужны для того, чтобы программное обеспечение могло обрабатывать эти объекты, также, что бы пользователи могли извлекать объекты, ссылаться на них и использовать их. В разделе перечислены требования к классификационным кодам, и системным идентификаторам. Различие между ними проиллюстрировано на нескольких диаграммах в начале раздела.

Извлечение дел и документов является неотъемлемой частью функциональных возможностей СЭД, которая включает также их поиск (в том числе в отсутствие точных данных о реквизитах) и отображение. Этим вопросам посвящен раздел 8 стандарта. В нем перечислены требования к средствам поиска и извлечения, а так же требования, связанные с отображением (воспроизведением), которые разделены на три части: показ информации на экране, вывод на печать, и документы, которые не могут быть напечатаны.

В девятом разделе рассматриваются функциональные возможности, необходимые для системной поддержки и поддержания работоспособности СЭД. Они позволяют исполнителям административных ролей реагировать на изменения в составе пользователей, управлять различными параметрами, влияющими на поведение системы. Требования разделены на три части: по общим вопросам администрирования, к созданию системных отчетов и в отношении изменения документов.

Десятый раздел содержит требования к функциональным возможностям, тесно взаимосвязанным с электронным управлением документами. Сюда включены требования, помогающие управлять физическими (неэлектронными) документами, информационными материалами, деловыми процессами; требования к электронным подписям и к другим функциональным возможностям.

На практике, для удачного внедрения СЭД большое значение имеют нефункциональные требования, которые нельзя описать в терминах функциональных возможностей. Такого рода требования и собраны вместе в одиннадцатом разделе. Среди них находятся требования, относящиеся к удобству использования, производительности и масштабируемости, надёжности и устойчивости работы системы, технические стандарты, законодательные и нормативные требования, аутсорсинг и передача обработанных данных поставщикам услуг, обеспечение долговременной сохранности и устаревание технологий, деловые процессы.

Двенадцатый раздел содержит функциональные требования к управлению метаданными, в котором описаны принципы и перечислены общие требования к метаданным. Так как невозможно определить требования к метаданным для всех возможных реализаций СЭД, в Спецификациях предлагается минимальный набор требований, который может расширяться и подстраиваться под нужды пользователей.

В последнем, тринадцатом разделе описана эталонная модель СЭД, на основе которой были разработаны требования, содержащиеся в остальных разделах MoReq2. Данный раздел состоит из четырех частей: глоссарий, модель взаимосвязей между объектами СЭД, пояснения к модели взаимосвязей между объектами, модель управления доступом.

В приложениях расположена дополнительная информация, использованная при создании стандарта. А именно, использованная литература, история разработки, благодарности, руководство по использованию данного документа в электронной форме, взаимосвязь с другими моделями метаданных, советы по обработке дат (а именно проблемы 2000 года), перечень других стандартов и руководств, использованных в документе, а также описаны отличия от предыдущей версии требований MoReq.

Таким образом, MoReq2 является набором «типовых» требований и разработан как универсальный документ, которые не зависит от особенностей той отрасли, в которой будет использоваться. Благодаря структуре стандарта, пользователи могут его дополнять специфическими функциональными требованиями, в зависимости от условий в которых они ведут свою деловую деятельность.

Применение настоящего стандарта в Украине даст возможность, обеспечить пользователей СЭД более качественными и функционально полными продуктами. Более того, Спецификации послужат инструментом для их оценки, который позволит принимать решения о выборе СЭД, полагаясь на систему объективных и практичных требований, какой является спецификация MoReq-2.